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Formation professionnelle : Le générateur de compétences

Publié le 18/01/2016
Polyvalente, autonome, pro-active… L'assistante nouvelle génération doit coûte que coûte s'adapter à la stratégie d'optimisation organisationnelle de son entreprise. Se former, toujours plus, pour grimper, toujours plus haut.

Bien loin le temps du métier unique, de la seule compétence, du même savoir-faire...
Fragmentée, chahutée, pressurisée, la vie professionnelle réserve aujourd’hui des rebondissements qu’il faut parer au mieux, anticiper, pour espérer progresser dans sa carrière.

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Différence abyssale, direz-vous ? Certes, mais réelle. En cela la formation existe, vivement encouragée, et c’est tant mieux.

Langue étrangère, orthographe, approche des nouvelles technologies, organisation, gestion de projet...
Les formations professionnelles dédiées aux métiers de l’assistanat et du secrétariat proposent non seulement de renforcer ses compétences « techniques », mais aussi ses compétences « relationnelles ». 

En effet, si la maîtrise des nouveaux outils est indispensable dans un environnement en constante évolution, la gestion du stress, des conflits, la confiance en soi, l’adaptabilité au milieu, au manager, etc., sont en outre des composantes essentielles du développement personnel abordées avec la même importance par les organismes de formation.

 

Optimisation organisationnelle

Si l’offre est plurielle, c’est bien que les casquettes coiffées par l’assistante sont de plus en plus nombreuses. Un constat aussi bien valable au sein d’une PME qu’au sein d’un grand groupe international.
Les secrétaires et assistantes sont confrontées à de nouvelles contraintes qui les poussent à affirmer davantage leur efficacité et à bien se positionner dans les changements des méthodes de travail et des organisations.
"Les assistantes sont de plus en plus partagées et écartelées entre plusieurs services à des fins d’optimisation des organisations internes", confirme Dominique Charmes, coach et formatrice, "cet état de fait les rend moins efficaces, augmente leur charge de travail et leurs responsabilités, au-delà de leurs responsabilités initiales ".

 

Multiplier les compétences

Dans une conjoncture assez difficile – les métiers de support étant en première ligne des métiers sacrifiés dans les petites et moyennes structures – les assistantes se voient en outre dotées de missions spécifiques inhérentes à leur service. Si leur poste semble vidé de leur substance d’origine, il n’est plus rare de leur imputer des tâches apparentées aux nouveaux métiers, témoigne encore Dominique Charmes : "d’aucune fait de la veille d’information, l’autre anime un blog marketing, devient coordinatrice d’un site Internet, gère les flux commerciaux... Autant d’économies opérées sur des postes dédiés confiés à des profils adaptables. Voilà pourquoi les assistantes – malgré un emploi du temps serré – n’hésitent plus à se former et surtout, se spécialiser. Leur objectif aujourd’hui ? Faire rentrer en 35 heures ce qu’elles n’arrivaient pas à faire rentrer en 45 heures ".

Savoir communiquer par de nouveaux moyens, assurer un meilleur lien entre les gens, s’affirmer davantage, faire face à la pression, optimiser le temps, travailler avec plusieurs managers, gérer les urgences, etc. "C’est une constante chez les assistantes, constate Dominique Charmes, elles savent la formation indispensable et sont très demandeuses".

 

Accepter la polyvalence

L’offre pléthorique de stages conjuguée à un vaste catalogue d’acteurs sur le marché de la formation a de quoi encourager les assistantes dans leur démarche de progression. Renfort de savoir-faire, spécialisation, reconversion, apprentissage d’une activité transversale... Chaque apport de compétences s’inscrira en temps de crise comme un bonus sur le CV. En effet, si l’autonomie et la pro-activité sont devenues des caractéristiques « normales » de l’assistante, sa polyvalence sera un critère supplémentaire de sécurisation dans l’entreprise.

Ainsi, il n’est plus rare d’observer des assistantes se former aux nouvelles technologies, au webmarketing, à la gestion éditoriale, au référencement... Des domaines qui correspondent à des enjeux réels de compétitivité. « La formation permet de faire évoluer les métiers, les postes, d’intégrer les nouvelles technologies, méthodes, organisations, pour rester performants et crédibles », argumente pour sa part le cabinet de Conseil et Formation Delobelle Consulting.

Sur ce point, les rapports semblent encourageants : en 2014, les DRH interrogés dans le cadre du baromètre Cegos sur la formation professionnelle en France sont 90% à considérer les formations efficaces pour développer les compétences, quand, de leur côté, 95% des salariés expriment leur satisfaction rapport aux leurs objectifs et contenus. Reste à savoir enfin si la réforme de la formation professionnelle (voir page 34) contribuera aux beaux jours de ce marché. Côté DRH, seuls 42% d’entre eux estiment que la réforme aidera à se maintenir dans l’emploi, contre 67% pour les salariés.

 

Coach et formatrice, Dominique Charmes propose d’aider les professionnels dans leur développement de carrière : coachings individuels ou d’équipe pour permettre à celles et ceux qui souhaitent être accompagné(e)s dans leurs réflexions, de progresser rapidement. Les formations sont tournées vers l’acquisition d’outils et de méthodes pour optimiser les pratiques en management, communication et gestion du temps. 

 

 


Pascale Belorgey, Manager en efficacité professionnelle chez CEGOS

Interview

Assistante Plus : Quelles sont les formations plébiscitées par les assistantes ?

Pascale Belorgey : Les formations qui visent la professionnalisation de la fonction assistante font l’objet d’une forte demande. Nombre de nos effectifs s’inscrivent ainsi dans des cycles de formations certifiantes – cycles Assistantes, Assistante de direction, Office manager notamment – dont la durée varie de 6 à 10 jours. Cette tendance démontre que de plus en plus de personnes sont prêtes à investir du temps et de l’argent dans des cycles plus longs pour se spécialiser dans leur métier et acquérir un nouveau statut.

 

Quelles motivations guident ces principaux choix ?

Parmi celles qui suivent les cycles, une partie importante souhaite aboutir à une certification – qui implique la soutenance d’un véritable projet – en réponse à l’évolution significative du périmètre de poste qu’elles occupent, et qui requiert des compétences spécifiques. En dehors des cycles, les formations intitulées « Les 5 clefs de l’excellence professionnelle » et « Assistante de direction » sont également très sollicitées. Selon mes observations, la quête de l’efficacité professionnelle ressort telle une tendance de fond, dans un contexte où la complexification des organisations génère une réelle remise en question des fonctions assurées par ces salariés.

 

Prévoyez-vous des nouveautés dans votre programme ciblé assistantes ?

La gestion du temps est une thématique très plébiscitée. Pour renforcer notre programme, nous lançons d’ailleurs l’année prochaine un stage intitulé « Faites gagner du temps à vos managers », dont la présentation a eu un écho très positif auprès de la communauté d’assistantes. Dans un contexte où celles-ci sont devenues de véritables bras droit, ces stages leur permettent de réfléchir à une meilleure complémentarité entre elles et leur manager à travers une organisation pro-active, autonome et donc plus efficiente. Parmi les nouveautés 2015, le thème « Travailler avec un manager ou une équipe à distance » a également été créé en réponse aux nouvelles exigences recensées dans le métier.

 

Quel autre constat dressez-vous ?

En plus des thématiques axées sur le renfort et la maîtrise de l’écrit, nous observons également un réel attrait des assistantes en matière de spécialisation métier. Assistante commerciale, Assistante de projet, Assistante marketing... Les salariées dites généralistes vont s’orienter naturellement vers une spécialisation inhérente au service dans lequel elles évoluent.

 

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