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Des envies de vert, de nature, et de fun !

Publié le 04/05/2018
Nous sommes sortis de l'hiver… les beaux jours reviennent. De belles promesses de chaleur et de lumière à l'horizon pour vos prochains séminaires.

Mois d'avril : nous venons de franchir le cap de l'hiver, saison froide et austère. Nous arrivons, doucement mais sûrement, au printemps… le retour vers une nature « plus bienveillante ». Êtres vivants ; nous sommes en symbiose avec une nature renaissante, nos sens se réveillent. Affamés, ils (nos sens) veulent profiter de tous ces bienfaits et renaissances. Bref, on a des envies soudaines de sortir, de s'aérer, de respirer et de s'amuser ! Place aux événements en plein air (outdoor) ! Mais ne nous emballons pas trop vite… Avant de nous projeter dans de telles perspectives, n'en oublions pas le travail nécessaire en amont à la mise en place, pour la bonne réalisation de votre projet.

➜ Rien ne sert de courir, il faut partir à point 

Il y a en effet des étapes clés qu'il ne faut pas sauter ou minimiser. Rien ne devra être laissé au hasard. Bien que le risque zéro n'existe pas - et c'est justement pour cette raison que dans l'événementiel, il faut anticiper au mieux - il faut pouvoir autant que possible appréhender tous les scénarios pour éviter les situations « désastreuses ».

Vous avez prévu pour votre séminaire, une bonne partie des activités en extérieur ?… Ainsi, vous partez du principe que la météo vous sera clémente. Mais n'est-ce pas risqué ? La météorologie fait partie de ces sciences incertaines. Prévoyez alors, et ce dès le départ, un plan B. Et si cela s'avère trop complexe dans la mise en place en fonction du lieu retenu, de la région, etc., laissez vite tomber et changez vos orientations et options de début !

  • 1ère étape : le cahier des charges 

Il faut poser, définir très clairement le cahier des charges de votre événement. Aucune zone d'ombre ou de flou n'est permise. (Pour quel événement ? Pour qui ? Quel est le but visé ?).

  • 2 ème étape : le choix de la destination

Il faut impérativement prendre en compte le temps de transport et la facilité d'accès, les activités proposées, et bien sûr les objectifs attendus (est-ce plutôt un événement de type team building ou une convention ?).

  • 3 ème étape : le lieu, l'espace événementiel

Quel que soit le niveau de standing souhaité (conformément à la nature même de votre événement), il vous faut avoir les informations précises quant aux possibilités d'hébergement (si plusieurs jours), la capacité d'accueil pour les séances plénières, les réunions et/ou lancements de produits, la logistique (équipements informatiques, wi-fi, vidéoprojecteur, la restauration, le service, etc.).

  • 4 ème étape : prévoir des prestataires, si besoin

La partie traiteur (est-ce un cocktail et/ ou un repas assis ?), un service technique annexe - si vous n'êtes pas dans un hôtel ou un lieu « tout équipé », mais un lieu « vide » qu'il vous faudra alors entièrement équiper et habiller de lumières, décorations florales (en accord avec la charte de votre société) -, enfin des intervenants artistiques (si des animations sont prévues).


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