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Avez-vous pensé à dématérialiser ?

Publié le 01/12/2016
Les entreprises sont confrontées au quotidien à la gestion de multiples sources documentaires. On considère que 90% de la mémoire d'une société serait imprimée ! Pensez donc à dématérialiser pour gagner du temps, de l'argent et agir écologique !

Factures, comptes rendus, documents d'informations, fiches de paie... Des papiers qui s'entassent et qu'il faut gérer avec intelligence et assiduité, "mais qu'il faut surtout avoir le temps d'organiser... et de mettre en sécurité", reconnaît Mathieu Dumasdelage qui, à 26 ans, vient de fonder la startup Deltic.

Cette dernière propose aux entreprises de digitaliser leurs documents, en vue de réduire leur impact environnemental, de sécuriser ces informations et de gagner en productivité. Un exemple simple : celui des factures.

"Des milliers d'entreprises utilisent le support papier en envoyant ou en recevant  des factures. Toutes ces factures apportent leur lot de problématiques. Elles engendrent d'abord un coût non négligeable : une facture papier coûte 1,50€ à produire contre 0,10€ pour une facture dématérialisée"

"Il faut aussi prendre en compte la question environnementale puisque l'on sait qu'une facture papier ce sont des arbres que l'ont a coupés et des produits chimiques que l'on a transformés en encre", souligne le jeune responsable.

Pour Deltic comme pour beaucoup d'autres sociétés spécialisées dans le secteur, la solution de la dématérialisation sonne donc une évidence. "Pour bien comprendre la simplicité et la rapidité d'action des logiciels, poursuit le responsable, je scanne mes factures fournisseurs, la GED - Gestion électronique des documents) récupère les informations présentes sur chaque facture et effectue la saisie comptable des montants dans mon logiciel de gestion. Elles procède ensuite au classement automatique de ces factures au bon endroit, sans aucune intervention humaine !".

 

➜ La sécurité des informations est préservée

Cela semble facile, mais la question de la sécurité des informations sera bien sûr au centre des préoccupations de vos responsables. Sachez qu'avec la possibilité de sauvegarder toutes ces données sur le Cloud, le crash informatique peut désormais être aisément évité.

Des sociétés se sont d'ailleurs spécialisées dans la protection des données informatiques des entreprises, à l'image de Plenium Service Informatique qui élabore avec ses clients des plans de reprise d'activité afin d'éviter toute perte d'informations.

"La question qu'un chef d'entreprise doit se poser désormais est de savoir en combien de temps, il peut redémarrer son activité après une panne ou un crash informatique. Les documents dématérialisés sont quant à eux protégés", confirme le dirigeant, Pedro Sousa.

 

➜ GED : les atouts

La Gestion électronique des documents (GED) permet de maîtriser les flux de documents et d'en améliorer la traçabilité. Elle est aussi une solution pour répondre aux contraintes légales liées à l'archivage et aux exigences des processus qualité. 

Malgré le coût initial et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, elle induit des économies financières et des gains de productivité très intéressants. Elle est devenue un outils majeur.

 


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