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Assistant(e) indépendant(e) : les 8 erreurs à éviter

Manon Guilloteau
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Publié le 26/02/2020
Certain(e)s passent le cap de s’installer en tant qu’assistant(e) indépendant(e). La tentation est grande puisque la création de cette activité ne nécessite pas d’investissement financier important, et que la demande est en pleine évolution. Pour autant ce métier ne s’improvise pas : il requiert notamment des qualités personnelles, des compétences inhérentes aux exigences de cette fonction, et à celles des clients. Voici quelques erreurs à éviter afin de lancer, développer et pérenniser son activité.

S’installer sans les compétences requises

Cela peut paraître évident, mais certaines personnes s’installent à leur compte sans savoir se servir de logiciels courants, ou sans compétences particulières en se disant qu’elles apprendraient « sur le tas ». Fausse bonne idée, puisque le client attend un(e) professionnel(le) immédiatement opérationnel(le) : il n’est pas là pour former l’assistant(e), mais pour obtenir un service.

Les prestations proposées, donc le chiffre d’affaires de l’assistant(e) indépendant(e) découle directement de ses compétences, qu’elles aient été acquises lors de sa formation initiale, de son expérience professionnelle ou lors de ses activités annexes. Le métier d’assistant(e), qu’il soit exercé comme salarié(e) ou indépendant(e), requiert évidement les compétences professionnelles nécessaires à cette fonction : la maîtrise de l’outils informatique, des techniques organisationnelles, des compétences administratives, commerciales, etc.  Il ne faut pas hésiter à se former s’il est constaté des lacunes dans certains domaines.

Les spécialités sont très appréciées dans ce secteur d’activité : la maîtrise d’une langue étrangère ou de la création de sites Web donnent par exemple une réelle valeur ajoutée aux prestations proposées.

 

Confondre salariat et travail indépendant

L’assistant(e) indépendant(e) est avant tout un(e) chef d’entreprise. Il convient de réagir en tant que tel, et de ne pas rester dans le schéma du lien de subordination qui existe avec un employeur : le client est ainsi un collaborateur, pour lequel l’assistant(e) indépendant(e) effectue une prestation de service.

Savoir dire « non » à une mission ou à un client est un des privilèges de l’assistant(e) indépendant(e).

 

Ne pas écouter son client

Penser que l’on connaît tout sur tout est le meilleur moyen de passer à côté de l’essentiel. Chaque client fait appel à un(e) prestataire pour des raisons qui lui sont propres, et chaque client est différent. Il convient de prendre le temps d’écouter son client, lors d’un premier RDV et de la mise en place d’une mission par exemple, afin de déterminer son profil (client qui a du mal à déléguer, qui ne sera jamais là, qui a une organisation qu’il conviendrait de revoir, etc.), ses attentes et sa manière de fonctionner. L’assistant(e) indépendant(e) doit s’adapter, faire preuve de souplesse et de diplomatie lorsqu’il s’agit d’expliquer ce qui pourrait être amélioré au sein d’une entreprise, sans remettre en cause une organisation qui fonctionnait tout de même avant son arrivée. Un seul mot d’ordre : la satisfaction du client.

 

Baisser ses tarifs

Baisser ses tarifs pour obtenir une mission à la demande du client ou de sa propre initiative est dangereux : l’assistant(e) indépendant(e) a fixé ses tarifs en amont, lors de la création de son projet. Il/elle l’a fait en connaissance de cause, en fonction des prix du marché et de ses besoins en rémunération. Il/elle vend ses prestations aux prix qui lui sont justes. Baisser ses tarifs peut être dommageable (sauf remises exceptionnelles) pour plusieurs raisons : en baissant trop ses tarifs, l’assistant(e) peut donner une image de son travail négative, « au rabais » à son client. Un client qui est à quelques euros près n’est pas forcément un « bon » client, ou la solution ne lui est peut-être pas adaptée.

Alors que les tarifs moyens d’un(e) assistant(e) indépendant(e) varient de 25€ à 45€ de l’heure, un tarif trop bas (15€ ou 20€) fragilise l’ensemble de la profession. Il ne faut pas oublier que le but est de dégager un chiffre d’affaires suffisant pour pouvoir vivre de son activité.

 

Travailler sans devis

S’entendre oralement avec un client sur les tarifs et les modalités d’exécution d’une mission est très bien. Le formaliser est mieux. Les documents administratifs tels que les devis, contrats ou lettres de mission donnent un cadre juridique et légal à la prestation et protègent l’assistant(e) indépendant(e) d’un litige qui pourrait advenir plus tard. Sans un de ces documents signés de la part du donneur d’ordre, aucune action ne pourra être effectuée à son encontre dans le cas d’un défaut de paiement par exemple. 

 

Attention au salariat déguisé

Travailler pour un client unique, en acceptant un lien de subordination et des modalités de travail imposées peut être requalifié de salariat déguisé. Le principal risque pour l’assistant(e) indépendant(e) est d’ordre financier : n’étant plus maître de son temps qu’il/elle dédie exclusivement à son client « employeur » il/elle ne peut pas démarcher d’autres clients, pourtant indispensables à la viabilité économique de son activité.

Ainsi, en ayant un unique client, si l’entreprise met fin à leur collaboration, il/elle peut se retrouver sans aucune ressource financière.

En cas de poursuites judiciaires, l’assistant(e) indépendant(e) pourra être soumis(e) à d’éventuelles régularisations, comme le remboursement des prestations sociales et des allocations chômages touchées durant cette période, ainsi que la requalification de sa prestation en contrat de travail.

Au niveau de la couverture sociale, bien qu’il/elle fournisse un travail égal à celui d’un salarié, il/elle n’est pas protégé(e) par un contrat de travail : pas de mutuelle, pas d’indemnités journalières en cas de maladie, pas de congés payés, etc.

 

 

Exercice illégal de la comptabilité

Le Conseil supérieur de l’ordre estime que la simple saisie comptable, soit dès qu’il y a un acte d’imputation sur un compte, relève du monopole de la profession d’expert-comptable.

Le fait d’effectuer des travaux comptables de manière habituelle en son nom propre et sous sa responsabilité et sans être inscrit au tableau de l’Ordre des experts-comptables est une activité qualifiée d’exercice illégal de la comptabilité.

Pratiquer cette activité expose l’assistant(e) indépendant(e) à une condamnation très sévère. L’expert-comptable est en effet le seul habilité à réviser et apprécier les comptabilités des entreprises et organismes, ainsi qu’à attester de la régularité et de la sincérité des bilans et des comptes de résultats.

Le délit d'exercice illégal est puni des peines prévues aux articles 433-17 et 433-25 du code pénal, à savoir principalement un an d'emprisonnement et 15 000 € d'amende. Une peine complémentaire d'interdiction de l'activité de prestataire de formation professionnelle continue pour une durée de 5 ans peut également être prononcée. Outre ces peines, des sanctions peuvent être éventuellement prononcées par les juridictions disciplinaires de l'Ordre.

 

Rester seul(e)

Il est important de travailler son réseau lors de son installation et de l’exercice de son activité : un des pièges de l’indépendance et de se couper du monde, surtout pour ceux/celles qui ne travaillent qu’à distance.

Rencontrer des consœurs / confrères, participer à des réunions, adhérer à une fédération, effectuer une formation… Tout cela contribue à sortir de sa zone de confort, à accroitre sa notoriété et à garder l’esprit ouvert sur l’évolution du métier pour apporter toujours plus de service à ses clients.

 

 

 

A propos de FormAssista, co-fondé par Manon Guilloteau

C'est un organisme de formation créé par deux assistantes indépendantes en exercice, qui a pour objectif d'apporter une expertise et des réponses concrètes orientées vers ce métier, auxquelles les assistant(e)s/secrétaires indépendant(e)s sont confronté(e)s lors de leurs parcours de création d'entreprise, et dans les mois suivant leur installation. 

Retrouvez toutes les informations sur la prochaine session de formation sur le site de FormAssista

 


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