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5 astuces pour organiser son départ en vacances

Publié le 15/06/2016
Pour faire de vos congés d'été une pause salvatrice, mieux vaut préparer votre absence professionnelle et votre retour. Conseils pour organiser votre départ.

Si l'heure est venue pour vous de prendre vos vacances d'été, pendant ce temps, le monde continue de tourner. Certes, à cette époque de l'année, le rythme ralentit, cependant, des clients attendent des réponses, des décisions restent à prendre. Pour autant, pas question de rester en alterte jour et nuit, sinon, comment profiter pleinement de ce break ? La solution pour faire tourner les affaires et ne pas mettre vos collègues dans l'embarras : préparer votre départ.

 

 

 

➜ Anticipez

Commencez par passer en revue tous vos dossiers et classez-les, selon leur niveau d'urgence. Faut-il désigner un interlocuteur pour certains de ces dossiers ? Est-il préférable de prévoir votre remplacement par un seul collaborateur, un adjoint ou un collègue ? Abordez la question avec votre hiérarchie. 

Si tout est prévu à l'avance, vous pourrez informer les personnes concernées au fur et à mesure de l'avancée des projets. Pour être dérangé(e) le moins possible pendant vos vacances, prévoyez un brief complet, sous forme de tableau par exemple. Indiquez l'objectif de chaque mission-clé, les suites éventuelles à apporter et le contact. Sachez que, malgré cela, certains ne pourront s'empêcher de chercher à vous joindre.

Restez calme, faites référence aux consignes laissées puisqu'elles sont précises et claires.

 

➜ Planifiez

Gérez le maximum de points avant votre départ pour ne pas gêner vos collègues. Ne prévoyez pas de rendez-vous important à quelques heures de votre départ, pour ne pas avoir à apporter d'éléments à la dernière minute. Ni dès votre retour afin de reprendre en douceur. Par ailleurs, faites une liste de ce qui vous attend au lendemain de vos vacances. Planifiez dès à présent les tâches et missions à réaliser.

 

➜ Prévenez

Une fois l'intérim organisé, il est temps de prévenir vos contacts, clients, fournisseurs, partenaires... de votre absence. Bien entendu, avertissez aussi vos collègues. Programmez le système de réponse automatique de votre adresse mail. Présicez votre date de retour ainsi que le nom et les coordonnées des personnes qui vous remplacent. Modifiez aussi l'annonce de votre répondeur téléphonique.

 

➜ Rangez

Faites le tri sur votre bureau. D'une part, c'est le meilleur moyen pour ne rien oublier d'essentiel. D'autre part, cela permet de retrouver un espace de travail dégagé et de repartir du bon pied, sans l'impression d'être submergé(e) dès votre retour. Faites de même avec votre boîte mail et vos répondeurs téléphoniques. Profitez-en pour répondre aux questions que vous repoussez depuis des semaines. Bref, mettez-vous à jour avant de partir pour éviter la surcharge après les vacances. Arrosez vos plantes vertes et débarrassez votre bureau de toute denrée périssable.

 

➜ Débranchez

Dans la mesure du possible, laissez au repos, téléphone, tablette et ordinateur. Si vous avez l'obligation de suivre des dossiers, pourquoi ne pas fixer quelques règles ? Vous pouvez par exemple consulter répondeur et boîte mail une seule fois par jour, de préférence le matin avant de repasser en mode vacances. Informez vos contacts de ces règles et insistez pour que l'objet des requêtes éventuelles présente un vrai caractère d'urgence. Quel que soit votre niveau de responsabilité, si vous ne déconnectez pas, vous risquez de le payer cher à votre retour de vacances.


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