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10 conseils pour réussir votre séminaire dans un hôtel

Publié le 19/04/2018
Comment s'organiser avant un séminaire ? Découvrez 10 conseils pratiques pour réussir un séminaire dans un hôtel. Fiche conseil : extraite de l'enquête "Séminaires : comment bien choisir son hôtel ?" - Événements & Conventions #20 (n° avril-mai 2018)

➜ Ne pas si rendre à la dernière minute

  • 1. Ne pas si rendre à la dernière minute

Il est important de prévoir l’événement au minimum deux mois à l’avance. Ce temps vous permettra d’envisager chaque solution, de rechercher les prestataires… Afin de mieux vous projeter, vous pouvez prévoir une visite de l'établissement. Les repérages vous permettront d'organiser votre événement de manière plus sereine.

  • 2. Déterminer le public visé et l'objectif de la réunion

Nous vous recommandons de bien définir l'objectif du séminaire. Notez aussi que certains lieux peuvent correspondre mieux que d’autres à la classe d’âge des participants ou au secteur d’activité de l’entreprise.

  • 3. Choisir l'établissementen fonction du type de manifestation que l'on souhaite organiser

Vous devez vous pencher sur la qualité de l’établissement et de son environnement. Sachez aussi qu’il est préférable que le lieu soit à proximité d’une gare ou d’un aéroport. « 70 % des séminaires sont organisés dans la région Île de France. La région PACA et la région Rhône-Alpes attirent elles aussi les responsables commerciaux ».

  • 4. Définir un budget et le standing

Posez-vous les bonnes questions : voulez-vous organiser un séminaire haut de gamme se déroulant dans un hôtel 4 étoiles ou une réunion classique dans un établissement abordable ?

  • 5. Déterminer le nombre de participants

Il s’agit des collaborateurs de l’entreprise ou des personnes externes comme des clients. Un séminaire compte en moyenne 30 personnes selon nos statistiques.

  • 6. Mettre l'accent sur la gastronomie

Les commerciaux sont aussi des gourmets et des gourmands. Le choix de l’établissement va de pair avec les menus proposés par le lieu. « La convivialité autour de l'assiette » renforce la cohésion des équipes, souvenez-vous en !

  • 7. Organiser

N’hésitez pas à mettre en place des incentives ou des activités ludiques, afin de renforcer l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Pourquoi pas une chasse aux trésors ou une course de karting ! Pour un séminaire se déroulant sur une courte période, il est recommandé de choisir un établissement où toutes les infrastructures sont regroupées en un seul endroit. Ainsi vous gagnerez du temps et de l’argent.

  • 8. Evaluer la durée du séminaire

Prévoyez un hébergement pour les participants qui viennent de loin. (La durée moyenne de nos séminaires dure un jour et demi).

  • 9. Bien choisir la date de votre manifestation

Il est conseillé d’organiser un séminaire en moyenne ou en basse saison et d’éviter les dates d’événements importants, les hôtels n’étant pas complets à cette période. Vous aurez également plus de latitude pour faire votre choix et obtenir de bon prix.

  • 10. Déterminer les besoins

 

Vous devez estimer vos besoins en salle, la disposition et les équipements spécifiques tels les vidéoprojecteurs ou l’éclairage. Validez auprès de l’établissement si les équipements sont inclus ou pas dans le forfait.
Avec ces conseils, vous voilà fin prêt(e) pour organiser votre prochain séminaire !

 

*Par Valène Guillet, responsable commerciale Groupes et Séminaires MICE d'Hôtels & Préférence www.hotelspreference.com

 

Pour plus d'informations sur : www.hotelspreference.com


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